Cómo lograr que lo escuchen

Ninguna pregunta es estúpida. Algunas respuestas, sí. Y la mayoría de veces ocurre porque el expositor no está bien preparado. Pero aceptémoslo: saber hacer una buena presentación es algo fundamental hoy en día en el mundo de los negocios. Como leí en un artículo publicado en una revista norteamericana: “Si no te importa preparar tu presentación prepárate para que tu presentación no le importe a nadie”.

Prepararse para Exponer y Responder

En toda presentación hay dos grandes partes o dos grandes momentos: la exposición y el Q+A (Questions + Answers). Por razones de espacio en este artículo solo vamos a referirnos a lo segundo, con el compromiso que en una próxima edición de Viceversa haremos lo propio con la parte expositiva. Pero como apunte rápido diremos que el uso de software especializado, tal como el ampliamente difundido PowerPoint ®, facilita enormemente esta tarea. Sin embargo he asistido más a presentaciones ejecutivas en donde se abusa del PowerPoint ®. La idea es que los slides de PowerPoint ® tal como su nombre lo sugiere sean una guía de ideas puntuales –o talking points- para el expositor y que de ninguna manera reemplacen a su exposición oral. Si sus slides, por ejemplo, muestran párrafos completos en lugar de líneas breves separadas por punto-aparte usted está abusando y desaprovechando la utilidad del PowerPoint. Y si bien este software le permite poder cargar una serie de efectos visuales y auditivos hay que tener en cuenta que el exceso de efectos especiales distrae al auditorio, desenfoca la exposición y –técnicamente- si se ve en la necesidad de enviar por correo electrónico una presentación cargada de imágenes será una verdadera pesadilla siendo lo más probable que nunca llega a destino.

Pero en todo caso la parte expositiva se apoya en recursos visuales que facilitan su trabajo. Usted, si de veras quiere lograr un buen impacto en su auditorio, habrá ensayado lo que debe decir en cada slide, habrá medido su tiempo y probado con otros que la presentación fluye y tiene sentido. Usted controla esta parte de la exposición. Pero luego vienen las preguntas de su auditorio. Está usted preparado para ello?

13 Consejos para Responder Eficazmente

  1. Escuche atentamente a la pregunta en actitud neutral. No sonría ni se ponga adusto. Tampoco haga movimientos afirmativos con la cabeza queriendo indicar que entiende la pregunta porque puede interpretarse como que está de acuerdo con lo que se le pregunta. Por ejemplo, “En otros países el producto que usted ha presentado ha sido prohibido porque lo consideran peligroso. Quién garantiza la seguridad del consumidor?”
  2. Cuidado con su lenguage corporal. No se tape la boca, encienda un cigarrillo o haga movimientos erráticos mientras le formulan una pregunta. Estas y otras actitudes corporales connotan inseguridad y falta de honestidad de su parte.
  3. No halague a nadie. Frases como “Esa es una buena pregunta” son una deliciosa caricia en el ego de una persona y una cachetada para todos los demás que sentirán que sus preguntas fueron, por decir lo menos, poco inteligentes.
  4. Repita las preguntas positivas. Por ejemplo: “En cuántos países latinoamericanos se vende actualmente su producto?”. Si la respuesta es “En toda Latinoamérica, menos en el Perú” usted querrá enfatizar esto reiterando la pregunta como parte de su respuesta.
  5. Frente a una pregunta negativa haga una paráfrasis. En buena cuenta resuma y simplifique la pregunta. Por ejemplo, “Es cierto que el consumo de este producto puede aumentar el riesgo de sufrir un ataque al corazón?”. Respuesta: ”Si se siguen todas las recomendaciones del fabricante este producto no ocasiona problemas de salud”. No repita “ataques al corazón” como parte de su respuesta.
  6. Al responder mire primero a la persona que hizo la pregunta. Luego haga contacto visual con diferentes personas del auditorio.
  7. Vaya al grano. Cuanto más hable dará pie a repreguntas y hasta donde sea posible queremos evitar profundizar en temas específicos. Por otro lado respuestas muy largas dan la impresión que usted está tratando de “matar el tiempo” para que nadie más pregunte.
  8. No termine la sesión del Q+A con una respuestra floja. Usted debe terminar su presentación con una respuesta efectiva e impactante. Por eso evite anticipar el final del Q+A con frases tales como “Voy a tomar una última pregunta”. Si ya está casi al final de su intervención y acaba usted de dar una respuesta brillante entonces dé por terminada la sesión en ese momento.
  9. Si nadie hace alguna pregunta entonces usted proponga un tópico. Por ejemplo, “Hace unos días me reuní con un grupo de publicistas y me preguntaron cómo explicaba yo el éxito tan rápido del producto con una mínima inversión publicitaria…”
  10. Si alguien le pregunta algo que ya fue respondido no repita la respuesta. Basta con decir “Creo que ya contestamos a eso anteriormente” y pase rápidamente a otra pregunta.
  11. Si enfrenta usted a una pregunta de largo metraje interrumpa, con cortesía pero firmeza al mismo tiempo, y pida al participante que sea concreto “por consideración a los demás”.
  12. No acepte preguntas irrelevantes. Si le preguntan: “Cuánto gana usted de comisión por cada contrato de venta?” usted debe encausar la conversación hacia el tema central diciendo algo así como “Perdón, pero creo que ese no es el tema de esta reunión. Otra pregunta por favor…”
  13. Repita las respuestas que funcionaron antes. Usted no tiene que ser creativo ni innovador en cada presentación.

Recuerde una vez más: la preparación es la base del éxito. Cuanto menos espacio le deje a la improvisación mayor control tendrá sobre la situación.

 

Artículo escrito por Javier Maza, Consultor Asociado al Centro Interamericano de Gerencia Política.

 

Fuente: Maza Communications

 

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Comments (6)

Hola. Me tope tu pagina mientras indagaba algo en bing. Tu contenido esta muy bien mencionado. Felicitaciones.

Esto es muy apropiado, gracias por la informacion. Voy a ser otro de los que recomienda a tu pagina

Gracias por compartir, siempre muy precisos, ideal porque siempre a uno de vez en cuando se le olvida, excelente semana.

Saludos Karime,

Esperamos verte por la Cumbre 2012!

Excelentes consejos de un media training.
El éxito es la preparación continua y la seguridad con que se habla.
Muchas gracias por estos tips, siempre los sigo…
Adelante… un abrazo

Saludos Alex!

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